LICENCIAMIENTO SAP, recomendaciones sobre el uso indirecto de SAP
Para muchos clientes es un tema difícil; el uso y
los tipos de usuario están (claramente) definidos en los diversos documentos y
anexos del contrato, pero no siempre el uso indirecto. debido a la falta de
claridad y a la interpretación, los clientes de SAP no saben qué esperar en las
auditorías de licencias y con la compra de nuevas licencias.
El término
“uso indirecto” o “acceso indirecto” de SAP es algo que está apareciendo más a
menudo en auditorías de licencias.
De acuerdo a
la red internacional SUGEN (SAP User Group Executive Network), SAP no es lo
suficientemente transparente sobre el uso indirecto de su software. Por lo
tanto, SUGEN ha iniciado conversaciones con SAP para clarificar el uso
indirecto. El propósito de esto es aumentar la transparencia, visibilidad y
consistencia del uso indirecto de SAP e informar mejor a los clientes. Se están
discutiendo distintos escenarios y el impacto del uso indirecto en los modelos
de licencias existentes para que los clientes.
¿QUE DEBEMOS TOMAR EN CUENTA PARA EL LICENCIAMIENTO INDIRECTO Y AUDITORÍAS?Uso indirecto:
1. Discutir posibles usos indirectos, incluso cuando el objetivo es combinar ciertos datos de una solución SAP con una solución no SAP o con aplicaciones desarrolladas a medida. Realice el análisis internamente y revise sus contratos actúales
2. No acepte agregar una cláusula en su contrato en la que se introduzca el concepto de uso indirecto para las licencias adquiridas anteriormente sin que SAP haya declarado formalmente el impacto en sus soluciones SAP existentes.
3. El costo del uso indirecto puede ser un criterio importante en el diseño de una solución SAP. Analizar los flujos de procesos entre SAP y otras aplicaciones y evaluar el posible uso indirecto por flujo de proceso.
4. Después de su propio análisis interno, presente soluciones que se implementarán y alternativas a SAP para validarla para uso indirecto antes del despliegue y la firma de un nuevo contrato.
5. Después de su propio análisis interno, pida a SAP antes o durante un proyecto que especifique el costo del uso indirecto; asegúrese de que se estipula en el contrato u orden.
6. Discutir posibles usos indirectos entre las soluciones de SAP, tales como S/4HANA, SAP ERP on-premise con soluciones de nube de SAP como Ariba, Success Factors, Fieldglass e Hybris.
Otras consideraciones importantes:
1. Planee suficiente tiempo para las negociaciones del contrato y mantenga la duración, la planificación y la inversión de tiempo en mente.
2. Revise si es necesario o conveniente combinar contratos de compras viejas y nuevas.
3. Identifique y entienda la diferencia entre las diferentes versiones de un contrato y el orden antes de firmar un nuevo contrato. Solicite la asistencia de Legales dentro de su empresa antes de acceder o firmar cualquier contrato.
4. Analice el orden de prioridad de los documentos contractuales para asegurar que las cláusulas negociadas no sean anuladas por las siguientes órdenes o auditorías.
5. Pregunte por la lista de precios de SAP para cada pedido realizado, o cuando haga un análisis general. Esté alerta a cualquier cambio en una parte de un pedido.
6. Imprima todos los documentos que se mencionan en los contratos a través de un link a la web o almacénelos digitalmente en un archivo como “documento no modificable”.
7. Documente las llamadas telefónicas y las discusiones con personal de SAP sobre asuntos de licencias y auditoría en un informe.
8. Guarde toda la correspondencia con SAP sobre asuntos de licencia y auditoría, incluida la correspondencia por correo electrónico.
9. Siempre deje los contactos con SAP sobre asuntos de licencia y auditoría a la persona responsable con el conocimiento y la experiencia adecuados.
10. Asegúrese de entender completamente su actual landscape de TI. Es importante que los riesgos potenciales dentro de su organización sean conocidos antes, por ejemplo, que tipo de licencias tiene, estar preparados para una auditoría de licencias.
11. Analice la descripción de uso especificada en los contratos de SAP y la documentación de auditorías de licencias anteriores antes de una nueva auditoría de licencias ( si es él caso).
12. Tenga en cuenta los datos que comparten y no se comparten con SAP. Proporcione solamente la información sobre la arquitectura de IT, diagramas de proceso, etc., acordada en el contrato y que puede ser proporcionada de acuerdo con la política de confidencialidad y seguridad de su compañía.
13. Utilice la experiencia dentro de su grupo de usuarios o de un especialista especializado en licencias de SAP para cuestiones de licencia y auditoría.
Licensing Assurance le ayudará a realizar la gestión de sus activos de software sin complicaciones, y a elegir el licenciamiento basado únicamente en lo que más convenga a su empresa de acuerdo a sus características, por lo que no hay intereses secundarios (no vendemos licencias, no pertenecemos a ningún fabricante), y se librará de tomar decisiones erróneas al contratar el licenciamiento de software. Si quiere conocer más sobre esta alternativa, no dude en contactarnos.
1 (305) 851 3545
Por Enrique Romero
Business & Practice Director
Mexico-LATAM
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