Impactos de reportar el licenciamiento SPLA manualmente
Los proveedores de software que alquilan licencias
Microsoft bajo el contrato SPLA adquieren el compromiso de reportar
mensualmente el uso de las licencias a Microsoft a través de su SPLA Reseller,
esto puede resultar ser una ardua tarea tomando en cuenta todas las variables a
considerar para estar en cumplimiento.
Muchos proveedores de software optan por destinar
algún recurso calificado de su staff para este proceso mensual, que valga decir,
resulta vital para el desarrollo del negocio.
Esta decisión puede ser un costoso error de la
administración y en esta entrada explicaremos los riesgos de administrar
manualmente el licenciamiento SPLA incluyendo el reporte mensual.
En ocasiones, algunos proveedores de software en
especial cuando están iniciando el negocio, deciden llevar el control de
licencias en una hoja de cálculo, pues al empezar con el negocio de SPLA no
tienen una gran base de clientes y pareciera un proceso habitual sin mucha
relevancia.
Con el pasar de los meses, motivados por las
bondades que brinda el modelo de pago de licencias por consumo, la base de
clientes suele incrementarse acrecentando también el trabajo necesario para la
realización del reporte mensual de SPLA, para el cual una hoja de cálculo se
hace insuficiente.
Además, el licenciamiento SPLA es un tema complejo
que requiere que el responsable tenga un profundo conocimiento del contrato SPLA, así como de las reglas
de licenciamiento que cambian con cierta frecuencia y exigen mantenerse al día
de las actualizaciones.
La persona o personas que desempeñen estas
actividades están sujetas a enfermedad o incluso a cambiar de trabajo o empresa,
lo que implica el riesgo de afectar un proceso
vital de la empresa y la necesidad de comenzar un reclutamiento de personal y
su respectivo entrenamiento.
Un recurso dedicado 100% a las tareas de control de
licenciamiento, en el entorno latinoamericano puede implicar un costo anual de
hasta US$.10.000 incluyendo salarios
y demás prestaciones
Con esto vemos que, un recurso humano dedicado a
llevar un “control infalible” puede resultar no solo costoso sino también
impreciso al no poder garantizar que sus anotaciones coincidan con lo que tienen instalado los clientes finales.
La existencia del factor error humano abre la posibilidad de que una persona pase
por alto ingresar o dar de baja a algún cliente, incluso un error de fechas puede
afectar la posición de cumplimiento.
El manejo
manual del reporte mensual de SPLA conlleva en muchas ocasiones a que los proveedores
de software, bien sea por desconocimiento o por temor a caer en incumplimiento,
sobre reporten el uso de
aplicaciones afectando financieramente a la empresa pues es dinero que no retorna.
En la mayoría de los casos no se identifica este
sobre reporte y en otros, cuando logra detectarse es demasiado tarde. Una de
las asimetrías en los derechos del contrato SPLA se encuentra justamente en las
reclamaciones, ya que establece que el proveedor de software puede reclamar
errores hasta pasados 60 días del reporte, en cambio el fabricante puede revisar
y rectificar hasta el inicio del contrato SPLA (hasta 3 años) e incluso ir a un
contrato anterior mientras aplica una auditoría.
Otro riesgo común tras la administración manual de
SPLA ocurre cuando se reporta menos, esto sin duda trae consecuencias muy
peligrosas financieramente hablando, las Auditorías
de Microsoft a los Datacenters cada vez son mas frecuentes y de encontrar un
uso sin reporte puede ser el punto de partida para el cálculo de una
extrapolación con resultados alarmantes.
Multas, costo de auditoría y aumento del reporte
mensual suelen ser parte de estos resultados. Estos conceptos pueden significar
la ruina financiera para una empresa proveedora de servicios de software a
través de un contrato SPLA.
De
esta forma la administración manual de software implica para la empresa:
1. Altos
costos internos: Desembolso fijo por salario del personal dedicado al reporte
de licenciamiento.
2. Sobregasto:
Aplicaciones reportadas de más sin retorno.
3. Pérdida
de Ingresos: Aplicaciones no facturadas por desconocimiento de que tienen
instalado los clientes finales.
4. Riesgo
de auditorías: Aplicaciones no reportadas aun estando en uso.
5. Tiempo:
Excesiva inversión de tiempo en recopilación de información mensualmente
En vista de esta situación LicensingAssurance ha desarrollado
una serie de productos destinados a automatizar la gestión de activos de
software en Datacenters, atendiendo
a los más altos estándares de la industria en donde se liberan recursos humanos
de pesados e ineficientes controles manuales y se eliminan los riesgos de las
auditorias de software garantizando una efectiva posición de cumplimiento y
optimización.
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