5 errores a evitar durante la ejecución de procesos de Software Asset Management

Recientemente explicamos en qué consiste el método de Software Asset Management (SAM) y cuál es su rol para el buen funcionamiento de empresas y organizaciones que requieren de software y licenciamiento para llevar a cabo todos sus procesos. Recordemos que el SAM es el proceso de gestión de activos de software, respecto a todos sus procesos y etapas, en sus fases de compra, implementación, utilización, mantenimiento e incluso la desinstalación del mismo. 

De acuerdo a esto, está dirigido a optimizar todo lo relacionado con el software, el licenciamiento, y busca ahorrar el nivel de inversión destinado a ello, sacando mayor provecho de los activos de software y evaluando con más detenimiento la contratación de un licenciamiento. El SAM funciona de acuerdo a cuatro pasos o fases: primero se realiza un análisis de las instalaciones a fin de hacer un proceso de diagnóstico de su estado. Luego se determina la ejecución del licenciamiento, identificando fallas y derechos. En el siguiente paso se prepara un reporte de todo lo investigado y por último se procede a realizar la negociación, o sea, la compra de licencias. Para que tengas más información sobre este tema, te mostraremos una breve selección de 5 errores comunes que deben evitarse al ejecutar procesos de SAM, para que estos puedan ser más provechosos. 

1. Estimar que el licenciamiento está optimizado

Muchos consultores de SAM realizan una primera observación sobre el software y el licenciamiento de una empresa u organización, identificando que todo está en orden, y que el licenciamiento ya está optimizado, olvidando que siempre habrá una forma de lograr mejoras en cualquier aspecto, y que justamente su labor es reconocer o buscar nuevas formas para evitar nuevas compras, reducir instalaciones y prevenir los riesgos de seguridad y de auditorías. 

2. No poseer la experiencia necesaria para manejar el SAM internamente 

En algunos casos los consultores realizan el proceso de SAM sin tener experiencia en ello. No es lo mismo saber cómo funciona el SAM en general, que aplicar la ejecución de sus métodos de forma interna en una empresa u organización. 

3. Contratar a un consultor que no sea independiente y tenga otros intereses 

Al momento de contratar al consultor, también hay que confirmar que sea una persona independiente, y no tenga vínculos con otras empresas de software o licenciamiento, cuyo objetivo sea vendernos nuevas instalaciones. 

4. Pensar que SAM es una foto y no un proceso continuo 

Algunas veces se cree que el proceso de SAM es la captura de un momento y que este quedará por siempre de esta forma. Esto es erróneo, porque en temas de software y tecnología todo es cambiante, de modo que los computadores se vuelven obsoletos, y el software también, así que el proceso de SAM debe realizarse con cierta frecuencia, siempre buscando ahorrar al realizar instalaciones y licenciamiento. 

5. No hacer negociaciones con los proveedores 

Recordemos que negociar de forma inteligente es una de las fases del SAM, por lo que cuando realicemos este proceso en nuestra empresa, conviene proceder a realizar la contratación de los servicios que necesitemos, ya que esto muchas veces sirve para disminuir el presupuesto dedicado al software, porque la mayoría de las empresas ofrecen un mejor paquete de servicios por el mismo precio, y admiten la elaboración de cláusulas especiales de licenciamiento, de modo que se pueden obtener beneficios adicionales.