Administración Manual del SPLA. ¿Cuáles son los retos y cómo superarlos?
Los Service Providers de SPLA, tienen la obligación contractual de reportar mensualmente el software de uso interno y las aplicaciones instaladas en los clientes finales, cuando estas tareas se realizan de forma manual se enfrentan una serie de retos en la gestión de los cuales hablaremos en esta entrada y indicándoles cómo superarlos.
Conocer con exactitud el inventario
de aplicativos instalados en la infraestructura propia y en la de los clientes,
resulta vital para los proveedores de software, este factor no solo es necesario
para saber cuánto reportar al proveedor de licencias sino también para mantener
el nivel de ingresos adecuados por facturación.
Comúnmente, se inicia el control
a través de tablas de Excel y registros (en el mejor de los casos) de solicitudes
de usuarios finales y facturación.
Estos procesos manuales, en un inicio,
pueden cubrir los requerimientos por un tiempo muy limitado, sin embargo, más
temprano que tarde sobreviene el crecimiento del negocio incrementando una base
importante de productos (SKUs) y obligaciones que dificultan el control
efectivo del inventario sin las herramientas adecuadas.
Esto generalmente se traduce en errores
y omisiones en los reportes mensuales con consecuencias importantes para la
empresa proveedora de servicios.
Reto Nro. 2: Recursos de tiempo y personas
Recopilar datos de despliegue
(instalaciones de productos) y documentación (contratos, licencias, etc.) de
forma manual implica dedicar cierta cantidad de personas a realizar una serie
de procesos para compilar datos que al final carecen de precisión porque sin la
acción de una herramienta el análisis
solo puede basarse en estimaciones por reportes y ordenes de trabajo sin poder constatar
efectivamente que está instalado en cada máquina virtual.
Estos recursos de personas
implicados en una tarea y un control, aunque poco efectivo tiene costos
significativos, estimamos que el costo de personal para un DC mediano en un año
aplicando administración manual puede fácilmente superar los USD $12.000.
Reto nro. 3: Métricas
de licenciamiento
Las licencias bajo el SPLA son suscripciones
o licencias no permanentes que pueden usarse durante la vigencia del contrato.
Los proveedores de servicios de software pueden ofrecer no solo una gama de
productos sino también diversos modelos de licencias en las ofertas que hacen a
sus clientes o usuarios finales.
Las condiciones que dictan las reglas en este
aspecto se especifican en un documento llamado Derechos de Uso del Proveedor de
Servicios, o mejor conocido como SPUR
por sus siglas en inglés (Service Provider Use Rights).
Lidiar con estas métricas, que
valga destacar suelen variar cada cierto tiempo, demanda contar con la
capacitación y el tiempo para estar al día con las actualizaciones de las
políticas de licenciamiento.
Una métrica errada puede representar no solo sobre
gasto en los reportes sino también riesgos importantes de incumplimiento ante
una auditoría SPLA.
Cuando se hace administración interna
(manual) pueden existir serias dudas sobre la aplicación correcta de las normas
de licenciamiento a menos de que se esté dispuesto a invertir considerablemente
en un equipo interno dedicado a especializarse y actualizarse constantemente en
este aspecto.
Reto nro. 4: Pérdida de ingresos
A nivel de rentabilidad del
negocio ($$$) la administración manual sortea entre dos escenarios
desfavorables, uno de ellos es el
Sobrereporte: Reportar más aplicaciones de las realmente están en uso afecta
la viabilidad económica de la operación, pues deja dinero del datacenter fuera
de la caja sin contraprestación alguna.
Es de destacar que el contrato
SPLA solo permite reclamar a Microsoft por reporte en exceso, hasta pasados 60
días de dicho reporte, al superar este lapso este dinero se pierde.
El otro escenario es el de Reporte Faltante (o uso sin licencia),
en este caso el inventario de aplicaciones reportadas es inferior a las
aplicaciones instaladas en la infraestructura, lo que implica un riesgo de
auditoría con considerables multas aunadas a la posibilidad de ser demandado en
la corte.
¿Qué hacer ante los
retos de la administración manual de SPLA?
La opción recomendable es la
adopción de un programa de Gestión de Activos de software (SAM), esto se
enmarca en las mejores prácticas de la industria en temas de optimización.
Licensing
Assurance ha desarrollado una serie de soluciones adaptadas al universo
de los proveedores de servicios de software o Datacenters en las cuales se combinan
herramientas, metodologías y un staff de expertos en licenciamiento con la
certificación y experiencia necesaria para apoyarles continuamente.
Con respecto a lo retos
planteados, en Licensing Assurance los
superamos de la siguiente forma:
Reto Nro. 1: Conocer que tienen
instalado sus usuarios finales.
Licensing Assurance cuenta con herramientas propias y metodologías
para el levantamiento de un inventario de aplicaciones 100% confiable y
auditable, este inventario también se levanta para los meses anteriores, es
decir, desde el inicio del contrato SPLA.
De esta forma es posible
establecer la comparación entre lo desplegado en la infraestructura y lo
reportado, elaborando además un plan de optimización medible con indicadores de
desempeño o KPI´s.
Reto Nro. 2: Recursos
de tiempo y personas
La adopción de SAM as a Service
DC, automatiza la gestión de activos de software del Datacenter y permite
liberar el 85% de los recursos que anteriormente se destinaban a la
administración manual.
Reto nro. 3: Métricas
de licenciamiento
Nuestro staff de expertos en licenciamiento le apoya
continuamente con las actualizaciones y revisiones internas necesarias para
garantizar que se esté licenciando correctamente según lo establecido en los
términos de uso de los productos.
Reto nro. 4: Pérdida de ingresos
SAM as a Service para DC, garantiza un incremento de la
facturación para el DC asegurando la facturación de todas las aplicaciones
instaladas en los clientes finales.
Por otra parte, elimina el sobre reporte y el reporte
faltante, optimizando la gestión financiera de su SPLA.
También se elimina el riesgo de la auditoría, pues se
consigue una posición de cumplimiento que le permite preocuparse solo de hacer
crecer su negocio.
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